Τι είναι το Ηλεκτρονικό Έγγραφο

Ιστότοπος: Μάθε το gov.gr
Μάθημα: Έλεγχο εγκυρότητας ηλεκτρονικών υπογραφών
Βιβλίο: Τι είναι το Ηλεκτρονικό Έγγραφο
Εκτυπώθηκε από: Επισκέπτης (Guest user)
Ημερομηνία: Κυριακή, 5 Μαΐου 2024, 12:02 PM

1. Έκδοση Ηλεκτρονικών Δημοσίων Εγγράφων (άρθρο 13)

  1. Όλες οι διαδικασίες για τη διαχείριση δημοσίων εγγράφων από τους φορείς του δημόσιου τομέα, όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση υπογραφής, η έκδοση, η χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, η  εσωτερική και η  εξωτερική διακίνηση, η πρωτοκόλληση, καθώς και η αρχειοθέτησή τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά μέσω ΤΠΕ.
  2. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα παράγονται
    • είτε πλήρως αυτοματοποιημένα μέσω ειδικού πληροφοριακού συστήματος που συνθέτει κατάλληλα στοιχεία δεδομένων,
    • είτε μέσω ηλεκτρονικής εφαρμογής γραφείου, 
    • είτε μέσω ψηφιοποίησης έντυπου εγγράφου.
      Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα εκδίδονται σε μία από τις ακόλουθες μορφές:
      α) ως πρωτότυπα ηλεκτρονικά έγγραφα της παρ. 3,
      β) ως ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα της παρ. 4,
      γ) ως ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα της παρ. 5.
  3. Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα φέρουν:
    α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και
    β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου.
  4. Τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα φέρουν υποχρεωτικά:
    α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα,
    β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου για την έκδοση του αντιγράφου οργάνου,
    γ) την ένδειξη «ακριβές αντίγραφο» και
    δ) τα στοιχεία του οργάνου που υπέγραψε το έγγραφο ως τελικώς υπογράφων.
  5. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα εκδίδονται από τους φορείς του δημόσιου τομέα μέσω ψηφιοποίησης ή αναπαραγωγής με χρήση ΤΠΕ έντυπων δημόσιων ή ιδιωτικών εγγράφων που κατέχουν στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους.
    Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα φέρουν:
    α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα
    β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου που κάνει την ψηφιοποίηση ή αναπαραγωγή με χρήση ΤΠΕ σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο και
    γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο.
    Σε περίπτωση καταστροφής έντυπων εγγράφων μετά από την έκδοση των αντίστοιχων ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών αντιγράφων, στο πρωτόκολλο καταστροφής μνημονεύονται τα ειδικότερα στοιχεία που αναφέρονται στην παραγωγή και αρχειοθέτηση του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου.
  6. Με την επιφύλαξη των διατάξεων για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις κάθε είδους μπορούν να εκδίδονται με χρήση είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας.

2. Κύρος και αποδεικτική ισχύς των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων (άρθρο 14)


  1. Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα της παρ. 3 και τα πιστοποιητικά και οι βεβαιώσεις της παρ. 6 του άρθρου 13 έχουν την ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα δημόσια έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.
  2. Τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα της παρ. 4 του άρθρου 13 έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.
  3. Τα  ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα της παρ. 5 του άρθρου 13 έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.
  4. Εκτύπωση πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου ή ηλεκτρονικού ακριβούς αντιγράφου ή ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή με ισχύ ακριβούς αντιγράφου από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ, ιδίως στην περίπτωση που το πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο ή το ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο ή το ψηφιοποιημένο ηλεκτρονικό αντίγραφο φέρει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και εφόσον παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου.
Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της κατά το προηγούμενο εδάφιο, απαιτείται η επικύρωση της εκτύπωσης από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή Κέντρο Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) ή δικηγόρο.