Εισαγωγή στο Μίτος - ΕΜΔΔ

1. Γενικά

Το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών (ΕΜΔΔ) «Μίτος» είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που αποσκοπεί στη δημιουργία ενός μητρώου για τη διαχείριση των διαδικασιών των δημοσίων υπηρεσιών και φορέων. Συγκεκριμένα:

• Θα επιτρέπει «την καταγραφή, την αποτύπωση και τη μοντελοποίηση των υφιστάμενων διοικητικών διαδικασιών των δημοσίων υπηρεσιών και φορέων, καθώς και την καταγραφή των απαιτούμενων υποστηρικτικών εγγράφων τους, σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες των φορέων».

• Θα ενσωματώνει ένα μηχανισμό διαρκούς επικαιροποίησης των διαδικασιών, ώστε  να υποστηρίζει το στόχο του νομοθέτη: «η διαρκής τήρηση του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης και η συνεχής και αποκλειστική ενημέρωσή του με τις μεταβολές απλούστευσης».

• Θα αποτελεί προαπαιτούμενο και προπομπό του διακριτού έργου της απλούστευσης των διαδικασιών, το οποίο έχει ως σκοπό την κατάργηση ή μείωση των απαιτούμενων βημάτων ή/και δικαιολογητικών.

Αναμενόμενα οφέλη

2. Διαδικασίες

Στη Δημόσια Διοίκηση (ΔΔ) η Διαδικασία νοείται ως το σύνολο ενεργειών που απαιτούνται ώστε να εκτελεστεί μία νομικά και εννοιολογικά καθορισμένη και περιγεγραμμένη λειτουργία. Οι διαδικασίες είναι αυτοτελείς, ωστόσο μπορούν κατά την εκτέλεσή τους, να ενσωματώνουν σε ένα από τα διακριτά τους βήματα άλλες διαδικασίες των ίδιων ή άλλων φορέων. Επίσης, οι διαδικασίες πρέπει να έχουν συγκεκριμένη και καλά περιγεγραμμένη είσοδο και έξοδο (πιστοποιητικό, έγκριση, χορήγηση επιδόματος, εγγραφή σε μητρώο, είσπραξη φόρου, απόσπαση υπαλλήλου, κλπ), καθώς επίσης και γεγονότα έναρξης (έναυσμα) και λήξης.

Οι διαδικασίες θα καταχωρίζονται στο Μίτος - ΕΜΔΔ με δομημένο τρόπο, σύμφωνα με πρότυπα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (CPSV-AP) από τα στελέχη των Δημοσίων Φορέων που τις παρέχουν και με σκοπό να εμφανίζονται προς κάθε είδους συναλλασσόμενους (φυσικά-νομικά πρόσωπα και δημόσιους υπαλλήλους). Η καταχώριση θα περιλαμβάνει και τις υπο-διαδικασίες που ακολουθούνται μέχρι την ολοκληρωμένη παροχή της κάθε διαδικασίας (ισοδυναμεί με την ιδιότητα «πώς παρέχεται»). Οι υπο-διαδικασίες αποτελούν ομαδοποιήσεις επιμέρους βημάτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας.

Τα βήματα και οι ενέργειες που απαιτεί μια διαδικασία, από την έναρξη μέχρι την ολοκλήρωση μπορούν να οπτικοποιηθούν σε διάγραμμα όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω. Στο Μίτος - ΕΜΔΔ υπάρχει και η δυνατότητα αυτόματης παραγωγής του διαγράμματος μιας διαδικασίας στο πρότυπο BPMN.

Κατηγορίες διαδικασιών

Στο Μίτος - ΕΜΔΔ ανάλογα με τον τελικό χρήστη, ενδιαφερόμενο ή ωφελούμενο, οι διαδικασίες κατατάσσονται σε τρεις βασικές κατηγορίες:

Διαδικασίες που δεν καταχωρίζονται

Δεν αποτελούν διοικητικές διαδικασίες προς καταχώριση στο Μίτος - ΕΜΔΔ: οι διοικητικές πρακτικές, οι κανονιστικές πράξεις, οι αρμοδιότητες του φορέα, ο εσωτερικός κανονισμός κλπ.

Παραδείγματα:

• Συγκέντρωση στατιστικών στοιχείων
• Εισήγηση υπηρεσίας για την κατάρτιση νόμου
• Περιγραφή αρμοδιότητας
• Διαδικασίες που διέπονται από Εσωτερικό Κανονισμό Υπηρεσίας
• Έκδοση μελέτης
  

3. Μοντέλο οργάνωσης και διαχείρισης

Στο μοντέλο οργάνωσης και διαχείρισης του Μίτος - ΕΜΔΔ οι ρόλοι διακρίνονται σε δυο βασικά επίπεδα:

Πρόσβαση στο κοινό

Το κοινό (πολίτες, δημόσιοι υπάλληλοι και κάθε ενδιαφερόμενος) θα μπορούν να έχουν ελεύθερη πρόσβαση και με δυνατότητα εύκολης αναζήτησης στις δημοσιευμένες διαδικασίες, χωρίς να απαιτείται κάποια ταυτοποίηση. Επιπλέον το κοινό θα έχει και δυνατότητα σχολιασμού και ανατροφοδότησης πάνω στις δημοσιευμένες διαδικασίες εφόσον πρώτα γίνει ταυτοποίηση τους (σύνδεση) στο σύστημα.

Οι ρόλοι και τα δικαιώματα

Όλοι οι παραπάνω χρήστες έχουν πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα του Μίτος - ΕΜΔΔ. Οι ρόλοι είναι διακριτοί, με ιεραρχική δομή και αντικατοπτρίζουν τη λειτουργία και αρχιτεκτονική του συστήματος. Ο ρόλος, η θέση και τα αντίστοιχα δικαιώματα φαίνονται συνοπτικά στον παρακάτω πίνακα.

Ταυτοποίηση στο Μίτος - ΕΜΔΔ

Οι Επόπτες θα εισέρχεται στο Μίτος - ΕΜΔΔ ως υπερχρήστες,  μέσω ειδικού συνδέσμου. Όλοι οι υπόλοιποι χρήστες θα εισέρχεται μέσω του νέου συστήματος ταυτοποίησης που έχει αναπτυχθεί από τη ΓΓΠΣΔΔ και αφορά αποκλειστικά Δημοσίους Υπαλλήλους. Οι επισκέπτες που επιθυμούν να σχολιάσουν θα πρέπει να ταυτοποιηθούν με τους προσωπικούς τους κωδικούς στη ΓΓΠΣΔΔ (TaxisNet).

4. Σύνταξη διαδικασίας

Τα βήματα που απαιτούνται από την δημιουργία μέχρι και την τελική δημοσίευση μιας διαδικασίας στο Μίτος - ΕΜΔΔ περιγράφονται συνοπτικά παρακάτω:

1. Ο Διαχειριστής εισάγει μια νέα διαδικασία ορίζοντας τον τίτλο και τη χρήση της (αν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ως δικαιολογητικό ή είναι εσωτερική διαδικασία), ενώ παράλληλα αναθέτει τη διαδικασία σε έναν από τους συντάκτες. (μπορεί να αναθέσει διαδικασίες και στον εαυτό του ως Συντάκτης)

2. Η νέα διαδικασία αυτόματα μεταβαίνει στην κατάσταση Υπό Επεξεργασία. Ο Συντάκτης επεξεργάζεται τη διαδικασία συμπληρώνοντας όλα τα απαραίτητα πεδία. Σε αυτό το στάδιο υπάρχει συνεχή ανατροφοδότηση και συζήτηση πάνω στη διαδικασία με τον διαχειριστή ή και άλλους συντάκτες.

3. Όταν ολοκληρωθεί η επεξεργασία τότε ο συντάκτης ορίζει τη διαδικασία σε κατάσταση Υπό Έγκριση. Ο Διαχειριστής ελέγχει την υπό έγκριση διαδικασία και εφόσον ικανοποιεί τα κριτήρια δίνει την έγκριση. Διαφορετικά επιστρέφει την διαδικασία στο συντάκτη για διορθώσεις και αλλαγές.

4. Μόλις εγκριθεί μια διαδικασία βρίσκεται πλέον στο τελικό στάδιο Προς Δημοσίευση (ΠΔ) . Τον τελικό λόγο για τη Δημοσίευση μια διαδικασίας τον έχουν οι Επόπτες από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

5. Ο ρόλος του συντάκτη

Οι Συντάκτες έχουν έναν πολύ κεντρικό ρόλο στο σύστημα γιατί αναλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος της εισαγωγής, επεξεργασίας και επικαιροποίησης των στοιχείων των διαδικασιών. Είναι προφανές ότι κάθε συντάκτης θα πρέπει να έχει άριστη γνώση της διαδικασίας και του νομικού πλαισίου που τη διέπει, γι αυτό και τους ανατίθενται διαδικασίες που αφορούν το φορέα ευθύνης τους. Επιπλέον θα πρέπει να συνεργάζονται με τους διαχειριστές και άλλους συντάκτες ώστε να λύνουν τις απορίες και να λαμβάνουν ανατροφοδότηση σε όλη τη διάρκεια της σύνταξης μιας διαδικασίας.

Ο αριθμός των συντακτών θα ποικίλει ανάλογα με το διοικητικό βάρος του κάθε υπουργείου. Ένα υπουργείο με λίγες διαδικασίες θα έχει και λιγότερους συντάκτες. Οι συντάκτες θα πρέπει προσεγγιστικά να είναι ένας για κάθε δέκα διαδικασίες. Ο αριθμός θα ποικίλει ανάλογα με το αν είναι ομοειδείς οι διαδικασίες. Ο ορισμός των συντακτών θα γίνεται από τους διαχειριστές, με απλή πρόσκληση μέσω του συστήματος και δεν απαιτεί διοικητική πράξη.

Κύρια καθήκοντα συντάκτη

• πλήρης καταγραφή της διαδικασίας
• επικαιροποίηση της διαδικασίας και ειδικότερα για τυχόν διορθώσεις (σε περίπτωση εντοπισμού λάθους) και μεταβολές (λόγω αλλαγής της διαδικασίας), εφόσον του ανατεθεί αυτή η εργασία από τον διαχειριστή.
  
• εισαγωγή επιπλέον πεδίων μιας διαδικασίας τα οποία απαιτεί το ΕΜΔΔ, η οποία έχει ήδη εισαχθεί με αυτοματοποιημένο τρόπο (gov.gr, EETAA, eugo). Σε αυτές τις διαδικασίες, επειδή τα πεδία του ΕΜΔΔ αποτελούν υπερσύνολο των πεδίων των άλλων πληροφοριακών συστημάτων ίσως απαιτείται επιπλέον πληροφορία.
  
• θα μπορεί να εισηγηθεί την προσθήκη επιπλέον τίτλου ή την αλλαγή του βασικού τίτλου.
  

Όταν ο συντάκτης ολοκληρώσει την επεξεργασίας οποιασδήποτε διαδικασίας θα πρέπει να αλλάξει την κατάστασή της από «Υπό επεξεργασία» σε «Υπό έγκριση». Κατόπιν αυτής της ενέργειας το σύστημα θα τοποθετήσει τη διαδικασία στη σχετική λίστα του διαχειριστή, ώστε να λάβει τη δεύτερη έγκριση. Μία διαδικασία, ακόμη και μετά τη δημοσίευσή της, μπορεί να επιστρέψει  σε κατάσταση «Υπό επεξεργασία» με τη μεσολάβηση του Διαχειριστή, σε περίπτωση που χρειάζεται να αλλάξει οποιοδήποτε χαρακτηριστικό της.

Η καταγραφή μιας διαδικασίας δεν είναι οριστική και δεν δημοσιεύεται άμεσα στο Μίτος -  ΕΜΔΔ. Επομένως οι συντάκτες ενθαρρύνονται να επεξεργάζονται τα στοιχεία μιας διαδικασίας χωρίς ενδοιασμούς και τον φόβο λάθους.