SMS/OTP

1. Ενεργοποίηση SMS/OTP

Εκτός από την αποστολή προσκλήσεων στους ψηφοφόρους με email, στο σύστημα ΖΕΥΣ υπάρχει επιπλέον η δυνατότητα αποστολής και με μήνυμα SMS. Εφόσον έχει ενεργοποιηθεί η αποστολή με SMS υπάρχει και η δυνατότητα αποστολής στους ψηφοφόρους ενός επιπλέον μοναδικού κωδικού μιας χρήσης (OTP, One Time Password). Για την ενεργοποίηση της αποστολής SMS απαιτείται σχετική επικοινωνία με το Γραφείο Αρωγής Χρηστών ΖΕΥΣ.

Ενεργοποίηση μηνυμάτων SMS

Εφόσον έχει ενεργοποιηθεί η δυνατότητα αποστολής του μοναδικού κωδικού ψηφοφορίας και μέσω SMS μηνύματος, ο διαχειριστής θα βλέπει στην καρτέλα «Δημιουργία Ψηφοφορίας», πέραν των υπολοίπων στοιχείων, τη δυνατότητα Ενεργοποίησης μηνυμάτων SMS.

Ενεργοποίηση OTP

Όταν ο χρήστης πατήσει «Αποθήκευση», θα μεταφερθεί στην καρτέλα «Κάλπες» όπου θα πρέπει να προσθέσει μια κάλπη δίνοντας ένα όνομα σε αυτή. Σε εκείνο το σημείο, μπορεί προαιρετικά να επιλέξει την Είσοδο ψηφοφόρων με OTP (One Time Password) προκειμένου να ενεργοποιηθεί η αποστολή SMS επιβεβαίωσης. Οι ψηφοφόροι θα πρέπει να επιβεβαιώσουν τη σύνδεση τους στην ψηφοφορία με τη χρήση του κωδικού OTP που θα λάβουν στο κινητό τους μέσω SMS.

Επισημαίνεται ότι ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει είτε μόνο την αποστολή προσκλήσεων μέσω SMS, είτε μόνο την είσοδο των ψηφοφόρων με τη χρήση OTP είτε και τα δύο, ανάλογα με τις ανάγκες της ψηφοφορίας.

2. Αποστολή SMS

Σε περίπτωση ενεργοποίησης της δυνατότητας αποστολής προσκλήσεων και με SMS, η εισαγωγή των εκλεκτόρων στο σύστημα «ΖΕΥΣ» γίνεται μαζικά, με τη χρήση ενός αρχείου CSV (αρχείο διαχωρισμένων με κόμμα τιμών) με τη μορφή που φαίνεται στις σχετικές οδηγίες. Τα στοιχεία που απαιτούνται για κάθε μέλος είναι ο αριθμός καταχώρισης (υποχρεωτικά), η προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου e-mail (προαιρετικά), το όνομα (υποχρεωτικά), το επώνυμο (υποχρεωτικά), το πατρώνυμο (προαιρετικά) και ο αριθμός κινητού τηλεφώνου (προαιρετικά).

Η σειρά εμφάνισης των στοιχείων θα πρέπει να είναι:

1. Αριθμός καταχώρισης (ή Αριθμός Φορολογικού Μητρώου αν έχει επιλεγεί η ταυτοποίησης μέσω Taxisnet)
2. Ε-mail
   
3. Όνομα
4. Επώνυμο
5. Πατρώνυμο
6. Τηλέφωνο

Σημειώνεται ότι ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει να αποσταλούν οι προσκλήσεις είτε με e-mail είτε με SMS είτε και με τους δύο τρόπους. Εξ’ ου και η προαιρετική συμπλήρωση του e-mail ή του SMS. Σε περίπτωση που επιθυμεί να σταλεί μόνο e-mail έχει τη δυνατότητα να αφήσει κενό τον αριθμό κινητού τηλεφώνου και αντίστροφα. Ασφαλώς, σε περίπτωση που επιθυμεί να σταλούν οι προσκλήσεις και με τους δύο τρόπους, θα πρέπει να συμπληρωθούν και τα δύο πεδία.

Αρχείο CSV

Για τη δημιουργία του αρχείου CSV, μπορεί να χρησιμοποιηθεί το πρόγραμμα MS Office Excel ή αντίστοιχο πρόγραμμα spreadsheet. Σε περίπτωση που κάποιο από τα προαιρετικά πεδία δε συμπληρωθεί, το κελί παραμένει κενό.

Πρότυπο αποστολής email/SMS

Κατά την αποστολή προσκλήσεων στους ψηφοφόρους ο διαχειριστής μπορεί να δει ένα πρότυπο του μηνύματος που θα σταλεί στους ψηφοφόρους μέσω e-mail και αντίστοιχα ένα πρότυπο του μηνύματος που θα σταλεί στους ψηφοφόρους μέσω SMS.

Στο SMS που θα λάβουν οι ψηφοφόροι θα περιέχεται ο τίτλος της ψηφοφορίας, ο αριθμός καταχώρισης του κάθε ψηφοφόρου, ο σύνδεσμος για την είσοδο των ψηφοφόρων στο ΖΕΥΣ και ο μοναδικός κωδικός του κάθε ψηφοφόρου, τον οποίο θα πρέπει να εισάγει στο αντίστοιχο πεδίο κατά την είσοδο του στο σύστημα προκειμένου να υποβάλει την ψήφο του.

O διαχειριστής έχει τη δυνατότητα να καθορίσει το θέμα (subject) του e-mail που θα αποσταλεί ή/και να εμπλουτίσει το περιεχόμενό του, προσθέτοντας επιπλέον πληροφορίες, οδηγίες ή ό,τι άλλο κρίνει σκόπιμο, συμπληρώνοντας κείμενο στη θέση BODY. Επίσης, από τη θέση SMS_BODY μπορεί να εμπλουτίσει το περιεχόμενο του SMS. Τέλος, μπορεί να καθορίσει τον τρόπο επικοινωνίας (Email και SMS/Μόνο email/Μόνο SMS), να επιλέξει να μην αποσταλεί SMS για τους ψηφοφόρους που έχει δηλωθεί email στη λίστα ψηφοφόρων και να ορίσει τους παραλήπτες.

Τέλος, πατώντας «Αποστολή» ξεκινάει η διαδικασία σταδιακής αποστολής των e-mail και των SMS σε όλους τους ψηφοφόρους, η διάρκεια της οποίας ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος του εκλεκτορικού σώματος. (Στη συνήθη περίπτωση, ο χρόνος ολοκλήρωσης της διαδικασίας είναι από μερικά λεπτά έως δύο ώρες.)

3. Αποστολή OTP

Σε περίπτωση ενεργοποίησης της δυνατότητας εισόδου των ψηφοφόρων με τη χρήση OTP, η εισαγωγή των εκλεκτόρων στο σύστημα «ΖΕΥΣ» γίνεται μαζικά, με τη χρήση ενός αρχείου CSV (αρχείο διαχωρισμένων με κόμμα τιμών) με τη μορφή που φαίνεται στις σχετικές οδηγίες. Τα στοιχεία που απαιτούνται για κάθε μέλος είναι ο αριθμός καταχώρισης (υποχρεωτικά), η προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου e-mail (προαιρετικά),
το όνομα (υποχρεωτικά), το επώνυμο (υποχρεωτικά), το πατρώνυμο (προαιρετικά) και ο αριθμός κινητού τηλεφώνου (υποχρεωτικά).

Η σειρά εμφάνισης των στοιχείων θα πρέπει να είναι:

1. Αριθμός καταχώρισης (ή Αριθμός Φορολογικού Μητρώου αν έχει επιλεγεί η ταυτοποίησης μέσω Taxisnet)
2. Ε-mail
3. Όνομα
4. Επώνυμο
5. Πατρώνυμο
6. Τηλέφωνο

Για τη δημιουργία του αρχείου CSV, μπορεί να χρησιμοποιηθεί το πρόγραμμα MS Office Excel ή αντίστοιχο πρόγραμμα spreadsheet.  Σε περίπτωση που το πατρώνυμο δε συμπληρωθεί, το κελί παραμένει κενό.

Η διαδικασία αποστολής προσκλήσεων στους ψηφοφόρους, εφόσον δεν έχει επιλεχθεί αποστολή με SMS, είναι όπως εμφανίζεται στις γενικές οδηγίες.