Βήματα

Ιστότοπος: Μάθε το gov.gr
Μάθημα: Μάθημα για Διαχειριστές και Συντάκτες στο Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών
Βιβλίο: Βήματα
Εκτυπώθηκε από: Επισκέπτης (Guest user)
Ημερομηνία: Παρασκευή, 24 Μαΐου 2024, 12:42 PM

1. Γενικά

Εδώ περιγράφετε τον τρόπο που υλοποιείται από τον φορέα υλοποίησης η διαδικασία, ξεκινώντας από το σημείο εκκίνησής της μέχρι την ολοκλήρωσή της.
Πριν ξεκινήσετε την καταχώρηση των βημάτων της διαδικασίας στο σύστημα, φροντίστε να έχετε καταγράψει τα βήματά της σε ένα χαρτί ή σε ένα έγγραφο. Με αυτό τον τρόπο, αφενός θα μπορείτε να δείτε την διαδικασία συνολικά και να εντοπίσετε σημεία που χρειάζονται αλλαγές και αφετέρου να διευκολυνθείτε στην καταχώρηση των βημάτων της στο Πληροφοριακό Σύστημα.

Παράδειγμα


Όταν καταχωρήσετε τα βήματα στο σύστημα ΜΙΤΟΣ - ΕΜΔΔ, παράγεται αυτόματα το διάγραμμα BPMN, στο οποίο μπορείτε να δείτε σε μορφή διαγράμματος ροής την διαδικασία. Για να δείτε το διάγραμμα BPMN επιλέξτε από το αρχικό αριστερό μενού την επιλογή Εμφάνιση Διαδικασίας -> Χειροκίνητη







Αν η διαδικασία υλοποιείται αποκλειστικά ψηφιακά μη συμπληρώνετε εδώ, αλλά μόνο στα ψηφιακά βήματα.




2. Προσθήκη νέου βήματος

Για να προσθέσετε νέο βήμα πατήστε το κουμπί Προσθήκη κι άλλου. Το βήμα προστίθεται πάντα στο τέλος και παίρνει αυτόματα τον αύξοντα αριθμό του.


Για να εισάγετε ένα βήμα ενδιάμεσα στη διαδικασία, θα πρέπει αφού το προσθέσετε στο τέλος, να το μετακινήσετε (σύρε-άσε) στην κατάλληλη θέση.

Το βήμα θα πάρει αυτόματα νέο αύξοντα αριθμό ανάλογα με τη θέση που θα το τοποθετήσετε.




3. Περιγραφή Βήματος

Βήμα

Είναι ένας αύξων αριθμός που συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα και αφορά την σειρά του βήματος στην διαδικασία.

Αποτελεί βήμα διακλάδωσης

Τσεκάρετε το τετραγωνάκι στην περίπτωση που το περιγραφόμενο βήμα αποτελεί βήμα κάποιας διακλάδωσης. Όλα τα βήματα που βρίσκονται σε κάποια διακλάδωση θα έχουν αυτό το πεδίο τσεκαρισμένο. Θα πρέπει να συμπληρώσετε επίσης το πεδίο "Προηγούμενο βήμα διακλάδωσης"

Προηγούμενο βήμα διακλάδωσης

Συμπληρώστε το μόνο αν έχετε τσεκάρει το παραπάνω τετραγωνάκι. Εισαγάγετε το προηγούμενο βήμα διακλάδωσης του οποίου το τρέχον είναι επόμενο βήμα. Οι αριθμοί που εμφανίζονται είναι οι αριθμοί των ήδη εισηγμένων βημάτων.

Σε περίπτωση που προσθέσετε κάποιο νέο βήμα στη διαδικασία πριν από την διακλάδωση, τότε θα αλλάξει η αρίθμηση των βημάτων και θα πρέπει να διορθώσετε τις τιμές σε αυτό το πεδίο.

Τίτλος

Περιγράψτε με λίγα λόγια τι υλοποιείται με το συγκεκριμένο βήμα Εισαγάγετε ελεύθερο κείμενο και χρησιμοποιείστε πεζά γράμματα.

Αρμόδιος διεκπεραίωσης

Επιλέξτε από τη λίστα τον αρμόδιο διεκπεραίωσης του βήματος. Αν δεν υπάρχει στη λίστα ή είναι επιπλέον του ενός καταγράψτε το στις παρατηρήσεις.


Συναρμόδιος Φορέας

Συμπληρώστε μόνο αν το συγκεκριμένο βήμα υλοποιείται από άλλον φορέα από αυτόν που έχει την αρμοδιότητα.
Εισαγάγετε με ΚΕΦΑΛΑΙΑ και το σύστημα θα εμφανίσει από την απογραφή των φορέων τις πλησιέστερες τιμές.

Τρόπος Υλοποίησης

  • Ενέργεια μέσω λογισμικού
  • Υπογραφή
  • Χειροκίνητη ενέργεια
  • Ψηφιακή υπογραφή

Απαιτούμενος χρόνος διεκπεραίωσης (min)

Συμπληρώστε έναν αριθμό που δείχνει τον ελάχιστο χρόνο διεκπεραίωσης που υλοποιείται η διαδικασία στον τρέχοντα χρόνο. (θα συμπληρώσετε την μονάδα μέτρησης παρακάτω). Αφορά τον χρόνο διεκπεραίωσης της διαδικασίας (ο οποίος περιλαμβάνει και τον φόρτο εργασίας και το πλήθος των διαδικασιών στην ουρά) και όχι τον πραγματικό χρόνο υλοποίησης.

Απαιτούμενος χρόνος διεκπεραίωσης (max)

Συμπληρώστε έναν αριθμό που δείχνει τον μέγιστο χρόνο διεκπεραίωσης που υλοποιείται η διαδικασία στον τρέχοντα χρόνο. (θα συμπληρώσετε την μονάδα μέτρησης παρακάτω). Αφορά τον μέγιστο χρόνο που θα περιμένει ο αιτών τη διαδικασία και όχι τον πραγματικό χρόνο υλοποίησης από τη δημόσια υπηρεσία.

Μονάδα μέτρησης χρόνου

Συμπληρώστε τη μονάδα χρόνου που μετρούνται οι παραπάνω χρόνοι. Η μονάδα μέτρησης είναι ίδια και για τον ελάχιστο και για τον μέγιστο χρόνο διεκπεραίωσης.

Περιγραφή

Αφορά τυχόν σημειώσεις που αφορούν το συγκεκριμένο βήμα υλοποίησης και δεν αναφέρονται στα πεδία του παρόντος. Εισαγάγετε ελεύθερο κείμενο και χρησιμοποιείστε πεζά γράμματα.



Παράδειγμα Διαδικασίας "Άδεια Αρχιτεχνίτη Εγκαταστάσεων Καύσης"





Βήμα 1: Υποβολή έντυπης αίτησης

Η υποβολή της έντυπης αίτησης αποτελεί το 1ο βήμα της διαδικασίας. Η υποβολή της έντυπης αίτησης είναι μια χειροκίνητη ενέργεια και χρειάζεται εκτιμώμενο χρόνο 1 ημέρα.

Καταγράφεται ως εξής



Βήμα 5: Κατάθεση των παραβόλων

Το βήμα αυτό αποτελεί κόμβο απόφασης. Από αυτό το σημείο και έπειτα ακολουθούνται εναλλακτικά μονοπάτια - διακλαδώσεις. Καταγράφεται σαν κανονικό βήμα όπως και τα προηγούμενα.



Βήμα 6: Ο ενδιαφερόμενος δεν πρόκειται να υποβληθεί σε εξετάσεις. Δεν εκδίδεται βεβαίωση υποβολής δικαιολογητικών.

Εδώ ξεκινά το πρώτο παρακλάδι μετά τον κόμβο απόφασης.  Στο βήμα αυτό θα πρέπει να τσεκάρετε το πεδίο "Αποτελεί βήμα διακλάδωσης" και να θέσετε τιμή στο πεδίο "Προηγούμενο βήμα διακλάδωσης". Το προηγούμενο βήμα διακλάδωσης είναι το βήμα του κόμβου απόφασης, δλδ το Βήμα 5

Δεν έχει σημασία ποιο παρακλάδι θα περιγράψετε πρώτο.



Βήμα 7: Ο ενδιαφερόμενος πρόκειται να υποβληθεί σε εξετάσεις. Η αρμόδια υπηρεσία παραλαβής της αίτησης παραδίδει βεβαίωση υποβολής δικαιολογητικών.

Στη διαδικασία αυτή επιλέξαμε να συνεχίσουμε με τα βήματα της δεύτερης διακλάδωσης και όχι με το τελικό βήμα. Παρόλο που μπορεί να σχεδιαστεί και διαφορετικά, σας προτείνουμε να ολοκληρώνετε τα βήματα των διακλαδώσεων και στη συνέχεια να συνεχίζετε με το κοινό βήμα που ενώνονται όλες οι διακλαδώσεις.

Και σε αυτό το βήμα που αποτελεί το πρώτο βήμα του εναλλακτικού μονοπατιού, θα πρέπει να τσεκάρετε το πεδίο "Αποτελεί βήμα διακλάδωσης" και να θέσετε τιμή στο πεδίο "Προηγούμενο βήμα διακλάδωσης". Το προηγούμενο βήμα διακλάδωσης είναι και σε αυτή την περίπτωση το βήμα του κόμβου απόφασης, δλδ το Βήμα 5



Βήμα 8: Ενημέρωση της επιτροπής εξετάσεων και ορισμός της ημερομηνίας εξετάσεων

Το βήμα αυτό ανήκει στο 2ο παρακλάδι οπότε θα πρέπει να θέσουμε και εδώ τιμές στα 2 πεδία "Αποτελεί βήμα διακλάδωσης" και "Προηγούμενο βήμα διακλάδωσης". Το προηγούμενο βήμα είναι το βήμα 7 που περιγράψαμε παραπάνω. Επομένως τα πεδία θα τεθούν όπως στην παρακάτω εικόνα



Βήμα 10: Ενημέρωση της επιτροπής εξετάσεων και ορισμός της ημερομηνίας εξετάσεων

Στο τελευταίο βήμα (Βήμα 10) της διαδικασίας τα δυο παρακλάδια ενώνονται. Το Βήμα 10 δεν ανήκει πλέον σε κάποιο παρακλάδι αλλά αποτελεί βήμα της κύριας ροής της διαδικασίας. Επομένως δεν θέτουμε τιμή στα πεδία "Αποτελεί βήμα διακλάδωσης" και "Προηγούμενο βήμα διακλάδωσης" και ρυθμίζεται ως εξής:



4. Παραδείγματα διαγραμμάτων

Στη συνέχεια παρουσιάζονται τρία χαρακτηριστικά παραδείγματα διαγραμμάτων:

  1. Απλό διάγραμμα χωρίς διακλαδώσεις και μοναδικό τερματισμό
  2. Διάγραμμα με διακλαδώσεις και μοναδικό τερματισμό
  3. Διάγραμμα με διακλάδωση στη διακλάδωση και μοναδικό τερματισμό
Τι πρέπει να προσέχετε στην καταγραφή των βημάτων

  • Αν έχω διακλάδωση, προσθέτω πριν το τέλος της διαδικασίας ένα επιπλέον βήμα “Ολοκλήρωση Διαδικασίας” με μηδενικό χρόνο.
  • Αν έχω διακλάδωση στη διακλάδωση είτε κάνω αυτό που περιγράφηκε πριν, είτε αν είμαι σίγουρος ότι είναι σωστές οι δηλώσεις, το αφήνω ως έχει. Θα υπάρξει.
  • Αν έχω πολλαπλούς τερματισμούς (μέσα σε διακλαδώσεις), αυτό δεν υποστηρίζεται. Είτε κάνω ένα πιο απλό διάγραμμα, είτε το αφήνω ως έχει. Θα υπάρξει υποστήριξη σε νέα έκδοση των BPMN.
  • Αν έχω διακλάδωση με την έναρξη, αυτό δεν υποστηρίζεται. Προσθέτω ένα βήμα πριν τη διακλάδωση στο οποίο μπορώ να εξηγήσω τα κριτήρια για τις εναλλακτικές ή πιθανά να έχω 2 διαδικασίες.

Μπορείτε να κατεβάσετε την συγκεντρωτική παρουσίαση των παραδειγμάτων από εδώ.

4.1. Απλό διάγραμμα χωρίς διακλαδώσεις και μοναδικό τερματισμό







4.2. Διάγραμμα με διακλαδώσεις και μοναδικό τερματισμό







Απαραίτητο το βήμα μετά τη
διακλάδωση, για να κλείσει



Διάγραμμα BPMN




4.3. Διάγραμμα με διακλάδωση στη διακλάδωση και μοναδικό τερματισμό



Μπορείτε να υλοποιήσετε την παραπάνω διακλάδωση ως εξής




Διάγραμμα BPMN