Πριν ξεκινήσετε την καταγραφή μιας διαδικασίας απαντήστε στα παρακάτω ερωτήματα:

• Η διαδικασία είναι επαναλαμβανόμενη ή γίνεται μόνο μία φορά;
• Αφορά την υπηρεσία σας ή είναι πιο γενική (π.χ. αφορά ολόκληρο το Υπουργείο);
• Είναι μήπως ειδική περίπτωση κάποιας πιο γενικής διαδικασίας;
• Ποιο είναι το έναυσμα της διαδικασίας
• Σε ποιους απευθύνεται;
  

Αν η διαδικασία πρέπει να καταγραφεί από την υπηρεσία σας, πριν ξεκινήσετε κάντε τα παρακάτω:

• Συγκεντρώστε το νομικό πλαίσιο που την αφορά (νόμοι, προεδρικά διατάγματα κλπ)
• Εντοπίστε τις προϋποθέσεις παροχής της υπηρεσίας
  
• Εντοπίστε και καταγράψτε τυχόν παράβολα που απαιτούνται
• Εντοπίστε και καταγράψτε τα δικαιολογητικά που απαιτούνται
  
• Καταγράψτε την ροή της διαδικασίας (τα βήματά της) σε χαρτί (παράδειγμα)