Στο Nextcloud και τις εφαρμογές του συχνά αναφερόμαστε σε άτομα και ομάδες με σκοπό τον διαμοιρασμό, αναζήτηση, επικοινωνία και γενικά τη συνεργασία. Εκτός από το πλαίσιο του πυρήνα του συστήματος του Nextcloud η αναφορά σε άτομα και ομάδες υλοποιείται και μέσω της εφαρμογής Επαφές, γεγονός που συχνά προκαλεί σύγχυση στο νέο χρήστη.
Χρήστες και ομάδες συστήματος
Στον πυρήνα του Nextcloud υπάρχουν οι χρήστες και ομάδες χρηστών και έχουν καθολική εμβέλεια σε όλες τις εφαρμογές και τα εργαλεία του.
Χρήστες
Είναι οι χρήστες που έχουν λογαριασμό στο Nextcloud και δημιουργούνται από τον διαχειριστή.
Ομάδες
Είναι ομάδες χρηστών του συστήματος, δημιουργούνται από τον διαχειριστή και συνήθως αντιστοιχούν στη δομή και οργάνωση ενός οργανισμού.
Εφαρμογή επαφές
Επαφές
Μια επαφή είναι μια καταχώρηση στο βιβλίο διευθύνσεων ενός χρήστη που περιέχει βασικές πληροφορίες για ένα άτομο όπως όνομα, τηλέφωνο, email, διεύθυνση κτλ. Μια επαφή δημιουργείται από τον χρήστη για ένα άτομο που έχει συχνή επικοινωνία και δεν είναι
χρήστης του Nextcloud και μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην Αλληλογραφία και το Ημερολόγιο. Στη λίστα επαφών μπορεί να εμφανιστούν και χρήστες του Nextcloud χωρίς όμως να έχουμε τη δυνατότητα αλλαγής των στοιχείων της.
Ομάδες Επαφών
Οι ομάδες επαφών δημιουργούνται από τον χρήστη και μπορούν να έχουν μέλη μια ή περισσότερες επαφές. Η μοναδική τους χρήση είναι ως λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή Αλληλογραφία του Nextcloud.
Κύκλοι
Οι κύκλοι είναι ομάδες που μπορεί να δημιουργήσει ένας χρήστης με μέλη αποκλειστικά άλλους χρήστες του Nextcloud. Αν και φαινομενικά οι κύκλοι έχουν παρόμοια λειτουργία με μια ομάδα συστήματος υπάρχουν οι εξής βασικές διαφορές:
- Οι κύκλοι μπορούν να δημιουργηθούν από έναν χρήστη ενώ οι ομάδες συστήματος δημιουργούνται από τον διαχειριστή του Nextcloud
- Οι κύκλοι είναι πιο ευέλικτοι και ο δημιουργός τους (κάτοχος) μπορεί να ρυθμίσει τον τρόπο συμμετοχής, την ορατότητα και να αποδώσει ρόλους και δικαιώματα στα μέλη του.
Επομένως, θα λέγαμε ότι οι
κύκλοι είναι για περιπτώσεις ομάδας στα πλαίσια ενός έργου ή άλλης
συνεργασίας που προκύπτει, στη δημιουργία μιας κοινότητας για συζήτηση και
γενικά ότι δεν μπορεί να ικανοποιήσει μια ομάδα συστήματος.
Πίνακας χρήσης χρηστών και ομάδων στο Nextcloud
Για να έχουμε μια ιδέα τι μπορεί να χρησιμοποιηθεί και πού, δείτε τον παρακάτω πίνακα:
| # | Χρήστες | Ομάδες χρηστών | Επαφές | Ομάδες επαφών | Κύκλοι | Αναφορά σε email |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Αρχεία | ✅ | ✅ | ✅ | 🚫 |
✅ | ✅ |
| Αλληλογραφία | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | 🚫 |
✅ |
| Ημερολόγιο (όλο το ημερολόγιο) |
✅ | ✅ | 🚫 |
🚫 |
✅ | 🚫 |
| Ημερολόγιο (συμμετέχοντες σε γεγονός) |
✅ | 🚫 |
✅ | 🚫 | 🚫 | ✅ |
| Decks | ✅ | ✅ |
🚫 | 🚫 | ✅ | 🚫 |
| Εργασίες | ✅ | ✅ | 🚫 | 🚫 | ✅ | 🚫 |
| Φόρμες | ✅ | ✅ | 🚫 | 🚫 | 🚫 | 🚫 |
| Polls | ✅ | ✅ | ✅ | 🚫 |
✅ | ✅ |