Η κοινή χρήση με χρήστες και κύκλους σας δίνει τη δυνατότητα και την ευελιξία να δημιουργείτε αποθετήρια αρχείων που να ανταποκρίνονται στις ανάγκες και την οργάνωση του φορέα σας. Παρακάτω περιγράφουμε τα βήματα για την υλοποίηση ενός κεντρικού αποθετηρίου με βάση ένα τυπικό σενάριο χρήσης.

Σενάριο

Είστε υπάλληλος μιας σχετικά μικρής δημόσιας υπηρεσίας που αποτελείται από δυο τμήματα (π.χ.  οικονομικό και διοικητικό) και μερικούς μεμονωμένους υπαλλήλους. Θέλετε να δημιουργήσετε ένα κεντρικό αποθετήριο στο οποίο να συγκεντρώνονται όλα τα έγγραφα και να γίνεται η συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων. Το κάθε τμήμα πρέπει να έχει τον δικό του φάκελο στον οποίο θα έχουν πρόσβαση μόνο οι υπάλληλοι του τμήματος ενώ θα πρέπει να υπάρχει και ένας κοινός φάκελος στον όποιο όλοι θα έχουν πρόσβαση.

1. Δημιουργήστε τους κύκλους

Αρχικά θα πρέπει να δημιουργήσετε τους κύκλους που θα αντιστοιχούν στα τμήματα της υπηρεσίας. Δημιουργήστε για κάθε τμήμα έναν προσωπικό ή κλειστό κύκλο και προσθέστε τα μέλη. Δώστε στους κύκλους το  όνομα που αντιστοιχεί σε κάθε τμήμα.

2. Δημιουργήστε την δομή φακέλων

Δημιουργήστε στα αρχεία σας τον κεντρικό φάκελο του αποθετηρίου με όνομα για παράδειγμα Κεντρικό Αρχείο. Στη συνέχεια δημιουργήστε τους υποφακέλους Τμήμα Α, Τμήμα Β και τον κοινό φάκελο.

3. Ορίστε κοινή χρήση με τα τμήματα

Για τον φάκελο του πρώτου τμήματος κάντε κοινή χρήση με τον αντίστοιχο κύκλο.

Ελέγξτε τις επιλογές διαμοιρασμού αν αντιστοιχούν στις ανάγκες σας και τον τρόπο οργάνωσης της ομάδας. Αν θέλετε να έχουν τα μέλη της ομάδας ίσα και πλήρη δικαιώματα αφήστε τις επιλογές επεξεργασία, δημιουργία και διαγραφή ενεργοποιημένες. Αν θέλετε να έχετε εσείς τον απόλυτο έλεγχο τότε θα πρέπει να αφήσετε μόνο την επιλογή δημιουργία ενεργοποιημένη.

4. Ορίστε κοινή χρήση στον κοινό φάκελο

Στον κοινό φάκελο σύμφωνα με το σενάριο πρέπει να προστεθούν όλοι οι υπάλληλοι της υπηρεσίας. Αυτό μπορεί να γίνει με δυο τρόπους:

1. Επιλέγετε τα τμήματα και τους μεμονωμένους υπαλλήλους στη λίστα κοινής χρήσης. Με αυτόν τον τρόπο έχετε μεγαλύτερη ευελιξία και μπορείτε να μην συμπεριλάβετε κάποιους χρήστες.
2. Αν θέλετε απλά να συμπεριλάβετε ανεξαιρέτως όλους τους χρήστες επιλέξτε την ειδική ομάδα Everyone.
   

Με παρόμοια διαδικασία μπορείτε να υλοποιήσετε οποιοδήποτε σενάριο συνδυάζοντας τις δυνατότητες κοινής χρήσης με χρήστες και κύκλους.